浅谈新建本科院校教学档案的优化管理

近年来,随着高等教育事业的蓬勃发展,许多高校纷纷合并升格,学生人数剧增,档案的数量也随之增加。详细内容请看下文试论新建本科院校教学档案的优化管理。 如何优化教学档案的管理,已成为新建本科院校的当务之急。笔者就新建本科院校教学档案管理的意义、存在的问题
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  近年来,随着高等教育事业的蓬勃发展,许多高校纷纷合并升格,学生人数剧增,档案的数量也随之增加。详细内容请看下文试论新建本科院校教学档案的优化管理。

  如何优化教学档案的管理,已成为新建本科院校的当务之急。笔者就新建本科院校教学档案管理的意义、存在的问题及解决的途径谈些看法。

  一、优化新建本科院校教学档案管理的意义

  教学是高校教育的核心内容,教学档案是衡量高校教学质量、学术水平、管理水平的重要依据。教学档案作为一种重要的信息资源载体,对高校教育教学管理发挥着举足轻重的作用。

  (一)教学档案是教学工作的真实记录和参考依据

  教学档案是高校教学业务部门在教学管理、教学实践、教育研究活动等各个环节中形成的具有保存价值的教学文档资料,它是高校教学活动的直接的原始记录,如教师的业务材料包括学生各科成绩分析、试卷分析、科研课题、教案检查、以及其他在教学活动实践中直接形成的声像档案材料,如教学实习录像等,这些以影像为表现形式并辅以简要文字说明的历史记录,具有纪实性、直观性、典型性等特点,是教育教学活动中有力的辅助手段,在学校档案工作中占据重要的地位。因为它们是常识和信息储存的一种形式,详细、真实地反映了高校的教学历史全貌[1]。通过抽调审阅教学档案如教师教案、实验报告、科研论文、毕业设计(论文)、试卷等,能很快了解高校教育教学工作的基本情况,同时还可作为教学管理考核的基本参照依据。

  (二)教学档案是进行教学科研的前提和基础

  教学工作离不开教学档案。教学档案是历史的真实记录,可以客观地反映学校每个院系的实际教学水平。对历年学生的测试成绩及教师教学检查的分析,可以看出教学水平的提高与否;对历年试题的检查,学生违纪情况分析,能直观地反映出教学管理水平的提高或下降,从而为今后的教改指明方向。因此,大家应增强教学工作中的档案意识,引起教师和教辅人员的高度重视,以此来促进教学管理,提高教学水平。

  (三)教学档案有助于推动教师队伍建设

  教师业务档案是教学档案的重要组成部分。随着素质教育的不断推进,教育质量的不断提高,以及教师职称评定工作的进行,教师业务档案发挥的作用也越来越大。它在个体上,反映了教师的业务能力、学术水平和工作业绩;在整体上,体现了学校的师资素质、队伍结构和办学水平。因此,认真搞好教师业务档案的建立、保管和利用工作,将推动学校各项工作的开展,尤其是师资队伍建设。教师业务档案中客观真实地记载着学历、考核成绩、业务水平,使校领导对教师的综合评价有了可信的参考依据,这样就能公正有序地进行教师的职称评定、工资晋级、人事调整等相关事宜,进而对教师的切身利益进行决策,并有效激励每位教师的事业心、进取心,提高教师群体的稳定性,激发教师队伍的创造力。

  二、新建本科院校教学档案管理存在的问题

  目前新建本科院校档案馆虽然已购置了计算机、打印机等设备,基本实现了收集、整理、编目、检索等主要服务功能的计算机管理,但档案信息网络化建设还任重道远,多数新建本科院校的教学档案不全、不实,漏洞甚多,即便是档案整理工作也存在着诸多问题。

  (一)档案规章制度滞后,管理体制陈旧

  一般高校的档案馆已基本形成自成体系且成熟的档案管理系统,本身已有准确的定位。新建本科院校虽然学校级别提升了,但档案工作的层次却没有随之提升,人员的配置仅能应付日常的档案收集、整理、归档、利用等工作,基本无暇顾及高层次方面工作的开展,有少数新建本科院校甚至还没配置专职的档案人员,仍由文书人员兼任。虽然多数新建本科院校制定了教学档案规章制度,但有些规章制度没有及时修改和补充,已无法满足新形势的需要。同时,这些新建本科院校的档案室又面临着新情况、新挑战,需实行本科院校的新规定,档案工作的开展处于尴尬的两难境地。

  (二)档案管理不规范,多缺漏、遗失现象

  教学档案的.管理是一项复杂的工作,它需要严格的制度规范和科学的管理方法。教学档案的产生、收集、整理、利用等运转过程,应当依据档案法规和标准实施科学化的管理。由于高校教学档案涉及范围广、工作量大,加之人们的档案管理意识较为薄弱,致使相当部分教学档案材料的收集存在着一定的漏洞,造成大量的档案缺漏、遗失现象。而已有的档案也存在着许多问题,诸如:归档不及时、分类不规范或者收集不完整等,其共性特征表现为:重收存,轻整理;重共性材料,轻个性材料;多头归档,重复设档。这些现象严重影响了档案效用的发挥,并给日后档案的鉴定、保管及库房的承载空间带来压力,造成了不必要的人力、物力和财力浪费。

  (三)档案信息化程度偏低,资源开发利用不够

  当今电子化档案信息已日益成为信息服务的重要载体,档案信息化程度偏低将会直接导致教学档案资源的开发利用效率不高。教学档案管理由于涉及的专业多、课程杂、范围广、内容繁,各教学部门若缺乏整体规划,各行其是,各自为政,则会给全校在档案管理、数据查找、资源共享等诸多方面造成极大的不便。如果收存的档案不积极地开发利用而束之高阁,就会失去档案自身的价值。同时,教学档案利用的好与坏,也从一个侧面反映了高校办学水平的高低。

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